Immer mehr geschäftliche Korrespondenz verlagert sich in das Internet.
Die eMail ist inzwischen wichtiger als die herkömmlichen Kommunikationsmittel wie Telefon und Fax. Und Programme wie Microsoft Outlook usw. bieten dem Nutzer ein Vielzahl von Möglichkeiten, die es bei der klassischen “gelben” Post so gar nicht gab. Entsprechende Seminarangebote finden Sie hier.
Beim Autofahren gilt, dass noch lange nicht gut fährt, wer einen Führerschein besitzt. Bei der geschäftlichen eMail-Korrespondenz verhält sich das ähnlich: Wer ein eMail-Programm bedienen kann, ist noch lange kein Garant für eine gute geschäftliche Korrespondenz.
Grund genug, einmal auf einige Regeln hinzuweisen, deren Beachtung auch in Zeiten elektronischer Kommunikation wichtig sind.
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Nach den Staatsherrschern, die Jahrhunderte lang an das Nationalgefühl ihrer Völker appellierten, gehört es seit vielen Jahren auch in Unternehmen zum guten Ton, den “Team-Geist” zu fordern und fördern.
Doch die Sache mit dem “Wir-Gefühl” ist so einfach nicht. Immer wieder ist es im Laufe der Menschheitsgeschichte brutal ausgenutzt worden. Auch von den angestellten und idR gut alimentierten „Leadern“ („Führer“ ist weiterhin besetzt bei “uns” in Deutschland) wird das unternehmerische “Wir-Gefühl” gerne als Argument (über-) strapaziert.
Die eigennützigen (Ver-) Führer
Die Mitarbeiter von Unternehmen haben das spätestens seit den Zeiten hoch dotierter Geschäftsführer und deren Geschäftspolitik des “Shareholder Value” durchschaut (Günter Ogger hat deren Schein und Sein in seinem Buch “Nieten in Nadelstreifen” hinreichend beschrieben).
Fehlentscheidungen der politischen Führer gehen immer zu Lasten des Volkes, respektive jene des Managements zu Lasten der Mitarbeiterschaft. Immer mehr Menschen in Staat und Unternehmen fehlt daher der Glaube an markige “Wir-Parolen”, besonders, wenn “wir Opfer bringen müssen”. Bereits Heinrich Heine beschrieb dieses Phänomen passend mit dem Satz: “Sie predigten Wasser und tranken Wein”.
Team-Bildung ist seit Jahren in aller Munde.
Die Aufgabe der Führungskraft ist es, ein Team für eine definierte Team-Aufgabe mit den richtigen Mitarbeitern zusammenzustellen.
Unser Schweizer Kollege Paul Rentsch ist überzeugt, dass nur ein Team, das in ausgewogenem Maße über vier Grundenergien verfügt, ein Hochleistungsteam werden kann. Er hat diese vier Grundenergien geortet, die im Team einzubauen und auszutarieren sind und mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet:
1. Rot: Wille + Energie = Führung
2. Grün: Konkretisierung + Umsetzung
3. Blau: Ausführung + Unterstützung
4. Gelb: Austausch + Vernetzung
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Heidtmann & Kollegen bieten nicht nur Seminare, Workshops oder Trainings an, sondern auch klassisches “Coaching” (wir nennen es “Praxisbegleitung”).
Seit vielen Jahren betreuen wir einzelne Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.
Dabei kann es sich um die tageweise Begleitung bei Themen wie diesen handeln:
- ID-Telefonverkauf
- Selbst- und Officemanagement
- Präsentationstechnik
- Sprechangst/Lampenfieber
- AD-Verkauf (“AD-Feldtraining”)
Auch die langfristige Betreuung beim Hineinwachsen in eine neue Aufgabe gehört zu unserem Angebot, zum Beispiel für
- Abteilungs- oder Niederlassungleiter (“Transition”)
- Führungskräfte auf Geschäftsleitungsebene (“Executive”)
Oftmals finden diese eher langfristigen Begleitprozesse in Form von Halbtagesterminen in einem zeitlichen Abstand von ca. vier Wochen statt. Durch dieses Vorgehen können die im Laufe der ersten Zeit als neue Führungskraft entstehenden Fragen und Anforderungen aus der Führungspraxis zeitnah bearbeitet werden.
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Je weiter die Globalisierung der Wirtschaftsbeziehungen voranschreitet, umso häufiger müssen Mitarbeiter im Ausland eingesetzt werden.
Ob es sich dabei um einen Messeauftritt in China handelt, um zweimonatige Projektarbeit in Saudi-Arabien oder um die Leitung der neuen Niederlassung in Miami, regelmäßig stellen sich spezifische Herausforderungen des Auslandseinsatzes, von deren Bewältigung der Erfolg der Mission genauso abhängt wie von der fachlichen Vorbereitung.
Zum einen sind für den Arbeitgeber und die betreffenden Mitarbeiter die arbeitsrechtlichen Bedingungen der Tätigkeit im Ausland von großer Bedeutung, einschließlich steuer- und versicherungsrechtlicher Gesichtspunkte. Sind beispielsweise die Arbeitszeitvorschriften des Gastlandes zu beachten? Was sollte sinnvollerweise in der Entsendevereinbarung geregelt werden? Wo ist das Gehalt zu versteuern?
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Die meisten deutschen Unternehmen haben – jedenfalls aus Sicht von Kommunikationstrainern – ausgesprochen gruselige Abwesenheitsmails (auch “Autoresponder” genannt).
Jüngst erhielt ich die folgende automatische Antwort – ein keineswegs ungewöhnliches Beispiel – so sind etwa 80% aller automatischen Antworten formuliert:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin nicht im Haus und werde Ihre Email erst am 31.03.2012 lesen.
Sie werden keine weitere Benachrichtigung während meiner Abwesenheit erhalten.
Im dringenden Fall wenden Sie sich bitte an Herrn Max Mustermann (Tel 0991-93488-27,
Fax 93488-40, E-Mail max@mustermann.de.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
Mit freundlichen Grüßen
Willy Wichtig
(Rote Schrift: Hervorhebungen H & K)
Abwesenheitsmails besser formulieren
So eine Formulierung ist nicht gerade glücklich. Der Kunde könnte leicht den Eindruck bekommen, dass er “stört”. Dabei ginge das mit nur wenigen Handgriffen deutlich besser.
Gerne zeigen wir Ihren Mitarbeitern, wie man generell in Texten des geschäftlichen Alltags besser formulieren lernt. Schauen Sie bei Bedarf auch hier.
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- Kriminell im Namen des Sports 16. Mai 2012Jedes Wochenende schlagen Sie zu an vielen Städten, Orten und Dörfern unseres Landes. Ein Großaufgebot der Polizei ist Woche für Woche in höchst brisanten Aufträgen unterwegs. Es geht dabei um nichts Anderes als Fußball! Wie schön, ein sportliches Ereignis, bei … Weiterlesen → […]
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